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Gestión de Almacenes

Automatice el control de su almacén mediante la toma de datos en remoto

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Gestión de Inventarios

Optimice las tareas que intervienen en la gestión de su almacén

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1A. Definición

Logística: Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa o servicio, especialmente de distribución.

Su objetivo principal es disponer del producto adecuado, en el lugar y momento adecuados, y en las condiciones deseadas, obteniendo así la mayor rentabilidad.

Con una buena logística y el conocimiento de herramientas de gestión adecuadas las empresas podrá conseguir sus fines a un menor coste.

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1B. Problemas

Los problemas más comunes en la gestión logística de un almacén son:

· Disposición física de almacenes.

· Disponibilidad y fiabilidad de los datos debido a su introducción manual (desconocimiento del stock actual).

El conjunto de estos tres puntos hace que los distintos departamentos de la empresa actúen por intuición, sin basarse en datos reales, ya que el proceso de transmisión de datos es lento y poco fiable, tanto por la introducción manual de datos, como por el desconocimiento real del stock de los artículos y la ubicación de los mismos.

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1C. Soluciones

Las soluciones para los problemas anteriores son las siguientes:

   · Desglosar la gestión logística en varios subprocesos (necesarios para que el flujo de la información esté bien definido).

· Definición de zonas específicas en el almacén:

- Muelles de carga/descarga.

- Zonas de preparación de mercancía.

- Zona de picking.

· Implantación de terminales de radiofrecuencia para la captación de datos, que se encuentran en continua comunicación con el sistema ERP de la empresa.

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1D. Resultado

Las soluciones para los problemas anteriores son las siguientes:

· Desglosar la gestión logística en varios subprocesos (necesarios para que el flujo de la información esté bien definido).

· Definición de zonas específicas en el almacén:

- Muelles de carga/descarga.

- Zonas de preparación de mercancía.

- Zona de picking.

· Implantación de terminales de radiofrecuencia para la captación de datos, que se encuentran en continua comunicación con el sistema ERP de la empresa.

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2A. Definición y Tipos

Almacén: Lugar que tiene como función almacenar tanto materias primas, productos semielaborados o mercancías acabadas, como las existencias de reserva de un establecimiento comercial.

Tipos de almacén: (Según su gestión operativa).

· Almacén Organizado: Cada producto tiene asignada una ubicación determinada en el almacén.

- Ventajas: Facilita la gestión del almacén y la localización de los productos en el mismo.
- Inconvenientes: Al estar reservadas las ubicaciones para determinados productos nunca llegaremos a los niveles máximos de stock.

· Almacén Caótico: No hay ubicaciones asignadas a cada producto. Los productos se almacenan según la disponibilidad de las ubicaciones y la voluntad del almacenista.

- Ventajas: Mayor aprovechamiento del espacio y almacenamiento de la mercancía entrante más rápido.
- Inconvenientes: Dificil control de los productos del almacén al desconocer su ubicación real.

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2B. Áreas

En el almacén deben existir unas zonas básicas para su correcta gestión:

· Área de recepción: Es la zona en la que se descarga la mercancía. Se debe ajustar al tamaño de la mercancía a tratar y el tiempo que permanecerá en dicha área. Aquí verificaremos la mercancía entrante, que se debe realizar con la mayor brevedad posible, pero sin restarle importancia.

· Área de almacenamiento: Es el espacio en el cual se guarda la mercancía.
- Ubicación fija: Solo permite almacenar artículos de un tipo determinado. Al tener que almacenar en ella artículos de un tipo determinado, la mayor parte del tiempo la ubicación permanecerá por debajo de los niveles máximos de stock, lo que supone un mal aprovechamiento del espacio.
- Ubicación aleatoria: Permite almacenar artículos de cualquier tipo.

· Área de entrega: Es el lugar donde se preparan los pedidos que salen del almacén.

· Zona de oficinas: Destinadas al desempeño del trabajo de los auxiliares administrativos el almacén.

El correcto control de las entradas y salidas del almacen es vital para que no se produzcan diferencias de inventario.

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2C. Disposición

El tamaño tanto de los almacenes, como de los pasillos de los mismos, debe ser acorde al tamaño y cantidades de los productos que se pretende almacenar, así como la demanda de los mismos.

Pautas a tener en cuenta para una buena organización del almacén:

· Aprovechamiento del espacio horizontal y vertical.

· Proximidad de la mercancía según la demanda de la misma.

· Ordenar los productos según el grado de rotación (alto, medio y bajo).

· Disponer la mercancía de manera que se facilite su recuento.

· Respetar las zonas del almacén.

· Reducir el número de movimientos y maniobras con la mercancía. Disminuye así la pérdida de tiempo.

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2D. Objetivos

Es un elemento de la logística que regula el flujo de la mercancía.

Permite estabilizar la producción y la demanda.

Establecer unos límites máximos y mínimos de stock para llevar un control aproximado de los costes.

Contar con un stock de reserva para anticiparse a un aumento repentino de la demanda del producto.

Reducir las maniobras de manipulación de la mercancía.

Agilizar el proceso de entregas de pedidos.

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2E. Procesos

Recepción de mercancía o entradas.

Entrada de la mercancía en el almacén, comprobación de productos y recuento de las unidades según el albarán.

Comprobación de posibles roturas o desperfectos en la mercancía y creación del parte correspondiente en caso de que las haya.

Registro de la mercancía y sellado del albarán si todo esta correcto.

Edición de etiquetas y etiquetaje de la mercancía.

Almacenamiento temporal o definitivo en el almacén.


Almacenamiento.

Objetivos de un buen almacenamiento:

· Maximizar el espacio disponible.
· Minimizar los procesos de manipulación.

Distribución de forma organizada de la mercancía.

Revisión de productos rotos o deteriorados.

Reorganización de los palets incompletos para mayor aprovechamiento del espacio y disposición correcta de los palets en sus ubicaciones.

Es necesario contar con un mapa de zonas del almacén para una facil localización de los productos dentro del almacén.


Inventario.

Programación del inventario.

· Indicando fecha, hora y lugar, así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.
· Preparación del almacen para llevar a cabo el inventario, ordenándolo y limpiándolo.
· Designación del personal que atenderá al equipo de inventario.

Ejecución del inventario.

· Anotación de los datos de los productos en las ubicaciones a inventariar. Se anotará el código del producto, la cantidad del mismo y la ubicación en la que se encuentra.

Cierre de inventario.

· Anotación de la fecha de realización y redacción del resumen de direfencias entre stock teórico y stock real.
· Elaboración de un informe para determinar el destino de dichas diferencias.


Gestión de pedidos.

Impresión de la orden de pedido en la que aparecen los artículos y las unidades.

Elección del medio de transporte mediante el cual se efectuará la entrega.

Comprobación de las ubicaciones en las que se encuentran los productos a tratar y las existencias de los mismos.

Prepación de los productos para su envío.

Actualización del sistema y reposición del producto en el almacén en caso de que fuera necesario.

Preparación de la documentación necesaria para terminar el proceso.


Expediciones o salidas.

Se producen como consecuencia de un pedido.

Impresión del albarán de salida correspondiente.

Revisión de los artículos seleccionados durante la preparación del pedido con el albarán de salida, además de la cantidad y lote de los mismos.

Etiquetaje de los productos.

Carga de los artículos en el vehículo.

Registro de la expedición y las incidencias ocurridas (si las hubiese) en el registro de salidas.

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2F. Costes principales del almacén

· Costes logísticos.
- De aprovisionamiento (Realización de pedidos).
- De almacenaje.
- De distribución (Transportar los pedidos).

· Coste del espacio. Alquileres y amortizaciones (mantenimiento, seguros, impuestos ...).

· Coste de instalaciones. Estanterías y restos de instalaciones fijas, limpieza, agua, luz, ...

· Coste de manipulación. Recursos técnicos y humanos, suministros eléctricos y combustible empleado en maquinaria.

· Coste de administración. Costes derivados de la gestión del stock (etiquetas, inventarios, ...).

· Costes ocultos. Rotura de stock, obsolescencia de la mercancía, robos, ....

Gestion de Almacenes.

Gestion de Almacenes.

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3. Gestión de la Empresa

La gestión de la empresa se lleva a cabo mediante un ERP (Enterprise Resource Planning) conocido como software de gestión integrada.

Su proposito principal es coordinar todas las actividades que se realizan en la empresa (producción, aprovisionamiento, marketing, ventas, etc.) bajo un mismo sistema de gestión.

El ERP regula el flujo de la información entre los distintos servicios de la empresa.

Gestion de Almacenes.

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4A. INISOFT y SIGA

Inisoft fue creada en Enero de 2003 con el objeto de proveer de servicios integrados de consultoría, software avanzado de gestión, comunicaciones, desarrollos Web, e-commerce y todo lo relacionado con las utilidades que las nuevas tecnologías pueden ofrecer y los nuevos mercados demandan.

SIGA es un sistema integrado de gestión de almacenes que, utilizando tecnología inalámbrica, permite automatizar el recuento de mercancías mediante la captura remota de datos en planta, captura que se efectuaría a través de terminales móviles PDA vía Wifi y equipados con lector de código de barras.

Inisoft. Consultoria y Servicios Informaticos en Alcorcon, Madrid.SIGA. Sistema Integral de Gestion de Almacenes.

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4B. Objetivos

· Mejorar la organización del almacén.

· Disminuir el stock de los productos en el almacén.

· Mayor control sobre productos y ubicaciones en las que se encuentran, así como de los lotes y caducidades del stock.

· Mayor agilidad en la preparación de pedidos y recepción de mercancía entrante.

· Disminución de errores en las expediciones de mercancía.

· Optimización del espacio.

· Reducción de tiempos y personal empleados en la realización de inventarios.

· Conocimiento en todo momento de los stocks reales del almacén, se registra todo lo que entra y sale.

· Disminución del uso de impresos.

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4C. Características de un buen SGA

· Facilidad en la actualización.

· Desarrollado sobre tecnologías actuales.

· Se debe amoldar a las necesidades de cada empresa.

· Compatible con el resto de herramientas informáticas.

· Gestión multi-almacén, multi-área y multi-empresa.

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4D. Funcionalidades

· Proporciona la gestión en tiempo real de los flujos de información asociados a las operaciones logísticas.

· Integra eficazmente la gestión del almacén con el sistema de gestión de la empresa (ERP) y acelera cada uno de los procesos, ahorrando tiempo y minimizando al máximo los errores humanos en operaciones manuales (preparación de pedidos, inventarios...).

· Mejora el picking, el cross docking, la verificación o el control de calidad de las mercancías.

· Incrementa la productividad gracias a la automatización del proceso que reduce el número de tareas manuales y el uso del papel.

· Maximiza la eficacia y precisión en la preparación de pedidos y en la recepción de mercancías.

· Optimiza la mano de obra y minimiza costes.

· Se ahorran tiempos de desplazamiento (del operario a oficina para recoger las órdenes de carga, ...).

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4E. Proceso de Implantación

El equipo consultor y la empresa deberán acordar una serie de propuestas de mejora para la organización de la empresa.

Estas soluciones se priorizarán teniendo en cuenta su coste, el tiempo de implantación y la interactuación que tengan con el resto de procesos.

Una vez detectados los procesos a mejorar, se realiza un rediseño de los mismos, para lo que debemos realizar una toma de datos.

La empresa consultora debe supervisar la funcionalidad del sistema y velar por el cumplimiento de las mismas.


Fases de la Implantació del SGA

· Toma de datos del cliente para configurar el sistema en función de sus necesidades

· Con los datos obtenidos se realizan los casos de pruebas y los documentos de especificaciones detalladas.

· Se instala el software y se inicia la aplicación en el almacén.

· Se lleva a cabo la formación de los operarios de almacén.

· Entrega de documentación necesaria para la correcta utilización del SGA (manuales de usuario, manuales técnicos, ...).

Gestion Integral de Almacenes.

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4F. Arquitectura

Gestion Integral de Almacenes.

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1A. Introducción

Inventario: Comprobación y recuento de la cantidad de activos circulantes, activos fijos y bienes consumibles que pertenecen al patrimonio de una empresa en un determinado momento con las teóricas documentadas.

Activos circulantes: Existencias en el almacén.

Activos fijos: maquinaria, instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informáticos, materiales de embalaje y envasado, piezas de recambio, ...).

Bienes consumibles: papel, bombillas, bolígrafos, papeleras, ...

Gestion de Inventarios.

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1B. Costes

Costes de pedido: Son los originados como consecuencia de la solicitud de reaprovisionamiento de las existencias de un artículo en el almacén (papel teléfono, preparación, transporte, ...).

Coste de almacenaje de inventario: Gastos procedentes del manejo y tratamiento de las existencias (espacio, limpieza, seguros, ...). Dentro de este grupo estarían los costos por deterioros, pérdidas y degradación de productos, ...

Costes de ruptura de stock: Debidos a la imposibilidad de servir el producto a causa de la disminución de las existencias del mismo por debajo del stock mínimo necesario.

Gestion de Inventarios.

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1C. Objetivos

· ¿Cuánto pedir? ¿Cuándo pedir?

· Reducir los costos de pedido, así como los niveles de stock en el almacén y la obsolescencia de la mercancía.

· Atención inmediata de ventas.

· Agilizar el proceso de preparación y entrega de pedidos.

· Llevar a cabo la realización de los pedidos correctamente.

· Adelantarse al aumento estacional de la demanda con el fin de nivelar las cargas de trabajo.

· Evitar rupturas del flujo de materiales por problemas en los sistemas de transporte de abastecimiento, demandas imprevistas, ...

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1D. Control y Administración

El control de inventarios se refiere a los pasos que se deben tener en cuenta a la hora de llevar a cabo el almacenaje de un producto. Cada cuanto se debe realizar el inventario, como se debe realizar, como realizar un correcto almacenamiento (estantería, luz, ventilación, ...).

La administración de inventarios tiene como principal objetivo el aumento de la rentabilidad de la empresa mediante la realización de la correcta utilización del inventario, con el fin de obtener políticas de reabastecimiento óptimas y minimizar los gastos de almacenamiento.

Gestion de Inventarios.

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1E. Síntomas de una mala gestión

· Aumento del número de pedidos por servir.

· Aumento de la inversión en stock.

· Grandes variaciones en la cartera de clientes.

· Mayor número de pedidos anulados.

· Stock con bajo nivel de rotación.

· Aumento en la cancelación de compras.

· Cancelación de los pedidos realizados por los clientes.

Gestion de Inventarios.

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1F. Áreas que intervienen

· Área de ventas: Los inventarios son necesarios en esta área para poder hacer frente con mayor rapidez a las exigencias de stock por parte de los clientes.

· Área de compras: Las compras de un gran número de unidades de un producto minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.

· Área de producción: Para poder tener unos niveles de producción estables, es necesario contar con inventarios de materias primas para garantizar su disponibilidad en el proceso de fabricación.

· Área financiera: Inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y disminuyen los costos producidos del mantenimiento de los mismos.

Gestion de Inventarios.

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1G. Clasificación

· Físicos: Medición y conteo de las unidades de productos en stock en una determinada época. Este tipo de inventarios es necesario para las áreas de producción (disponibilidad de materia prima para producir) y el área financiera (elaboración de balances).

· Contables: Se lleva a cabo mediante el cálculo teórico de stock de productos en el almacén. Se calcula sumando las entradas en almacén y restando las salidas del mismo. Pueden ser de tipo:

- Contable periódico: Únicamente se registran las entradas. La cantidad resultante se resta del total de stock contado en el almacén, calculando así las salidas de productos.

- Contable permanente: Se registran tanto las entradas como las salidas. El stock se calcula automáticamente después de cada entrada o salida.

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1H. Tipos

· Inventario de mercancías: Comprende todos los bienes que pertenecen a la empresa que estén disponibles para venderse al cliente.

· Inventario de productos terminados: Son los bienes que han sido transformados para ser vendidos como productos elaborados.

· Inventario de productos en proceso de fabricación: Son aquellos bienes que están siendo transformados para convertirse posteriormente en productos elaborados.

· Inventario de materias primas: Son los productos con los que se fabricarán los productos elaborados.

· Inventario de suministros de fábrica: Son los materiales con los que se fabricarán los productos elaborados (lijas, pintura, clavos, ...).

Gestion de Inventarios.

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2A. Clasificación

· Por valor económico: Lo más conveniente es que la mayor parte del inventario sean productos con el menor costo.

- Materiales A: 75% del valor del inventario y 20% de materiales. (Inventario pormenorizado).
- Materiales B: 20% del valor del inventario y 30% de materiales. (Menor control en los inventarios).
- Materiales C: 5% del valor del inventario y 50% de materiales. (Bajo control en los inventarios).

· Por nivel de rotación en el almacén:

- Artículos de alta rotación.
- Artículos de rotación normal.
- Artículos de baja rotación.
- Artículos obsoletos.

· Por su estado actual:

- Materias primas y componentes.
- Material en curso.
- Productos terminados.

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2B. Tipos

Stock en curso: Se trata de los productos que han sido pedidos pero aún no se encuentran en el almacén.

Stock asignado: Se trata de los productos que se encuentran en el almacén pero ya han sido vendidos.

Stock físico: Productos que se encuentran en el almacén.

Stock logístico: Suma del stock físico y el stock en curso.

Stock disponible: Se trata de los productos que se encuentran en el almacén pero aún no han sido vendidos.

Un nivel bajo de stock interrumpe la fabricación y desatiende la demanda de los clientes.

Un nivel alto de stock ocasiona altos costes en su mantenimiento y disminuye la ganancia de la empresa.

Gestion de Inventarios.

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2C. Demanda y plazo de entrega

Se entiende por demanda a la cantidad de bienes o servicios que el mercado requiere o solicita para buscar la satisfacción de una necesidad específica a un precio determinado.

· Continua o discreta: La unidad de medida puede variar según la presentación de los mismos (udes, kg, l,...).

· Determinista o probabilística: En unos casos la demanda es conocida y en otros se supone aleatoria.

· Dependiente o independiente: La demanda de materias primas dependerá de la demanda de productos finales.

· Homogénea o heterogénea: Será homogénea si el valor de la demanda permanece constante en el tiempo.

· Diferida o perdida: En caso de rupturas de stock, algunas veces será posible retardar la entrega.

El plazo de entrega es el periodo de tiempo que transcurre entre que se ordena el pedido y se produce la entrega del mismo.

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2D. Niveles

Stock mínimo: Cantidad de productos a consumir durante el plazo de entrega.
          Stock mínimo = Plazo de entrega x Consumo medio

Stock de seguridad: Cantidad adicionar que debemos sumar al stock mínimo por si ocurre algún imprevisto en cuanto al plazo de entrega del proveedor o un aumento anormal de la demanda.

Punto de pedido: Nivel de stock en el cual se debe efectuar el pedido con el fin de que el stock no llegue al punto de ruptura (cero unidades en el almacén).
          Punto de pedido = Stock mínimo + Stock de seguridad

Lote económico de compra: Cantidad de unidades a pedir en cada orden de compra.

Stock máximo: Cantidad máxima de productos que se debe tener almacenada de un producto en el almacén.
          Stock máximo = Punto de pedido + Lote económico de compra

Hoy en día se tiende a eliminar totalmente los stocks del almacén. Esto se conoce como gestión cero, que se consigue mediante el sistema de producción justo a tiempo (JIT-just in time).

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3. Tipos de Sistemas de Producción

· Sistema FMS (Sistema de Manufactura Flexible):
- Fabricación pedido a pedido, aceleración del proceso de producción y reducción de los plazos de entrega.
- No es primordial el mantenimiento de inventarios.

· Sistema MRP (Planificación de Requerimientos de Materiales):
- Fabricación en serie, con una importancia vital de los inventarios.
- El proceso de producción sigue la tendencia histórica de consumo.
- Equilibrio entre cantidad de stock producido y demanda por parte del cliente.

· Sistema Just-In-Time (Justo a Tiempo):
- Inventario cero: Los inventarios solo existen para ocultar problemas.
- Se produce el producto necesario en el momento necesario.
- El proveedor es el encargado de inspeccionar las piezas. Se reducen así costos de inspección.

· Sistema JIDOKA (Automatización Humanizada):
- Previene la producción de productos elaborados defectuosos, interrumpiendo la producción en caso de observar alguna anomalía, y reduciéndose significativamente el número de productos defectuosos.

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4. Tipos de Políticas de Gestión

· Política (s, Q)     
( Tiempo variable - Cantidad fija )
Se basa en el lanzamiento de una orden de pedido de tamaño fijo (Q) cada vez que el nivel de stock en el almacén de un determinado producto se encuentre por debajo de un nivel de unidades (s) establecido previamente.

· Política (s, S)     
( Tiempo variable - Cantidad variable )
Se basa en el lanzamiento de una orden de pedido (S) de tamaño necesario para llegar a los niveles de stock ideales de un producto determinado. La orden se lanzará cada vez que los niveles de stock actuales en el almacén sean inferiores al punto de pedido (s).

· Política (T, S)     
( Tiempo fijo - Cantidad variable )
Se basa en el lanzamiento de una orden de pedido cada periodo de tiempo determinado (T). El tamaño de dicho pedido (S) se calculará mediante la diferencia entre los niveles de stock ideales del producto en el almacén y el nivel de stock detectado en el momento actual.

· Política (T, Q)     
( Tiempo fijo - Cantidad fija )
Se basa en el lanzamiento de una orden de pedido de tamaño fijo (Q) cada periodo de tiempo fijo (T).

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5A. Modelos Deterministas

Fundamentos en los que se basa:

· Los valores que intervienen en los inventarios son constantes y conocidos a lo largo del tiempo.

· La demanda es conocida y continua en el tiempo.

· El plazo de entrega es constante o nulo.

· Los costes de pedido son constantes y se expresan en unidades de moneda/pedido.

· Los costes de almacenamiento son constantes y se expresan en unidades de moneda/pedido.

Gestion de Inventarios.

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5B. Modelos con Ruptura

Características:

· Existe un tiempo de ruptura, en el cual el stock de un determinado producto en el almacén es cero.

· En este tiempo de ruptura se pueden ocasionar pérdidas.

· Al recibir el pedido se ha de satisfacer en primer lugar la demanda que esté pendiente.

Gestion de Inventarios.

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5C. Modelos sin Ruptura

· Características

· El pedido debe realizarse cuando el stock sea nulo, y el plazo de entrega de las órdenes de pedido sería inmediata.

· En ningún momento se produciría una rotura de stock.

· La demanda tiene que ser satisfecha siempre.

Gestion de Inventarios.

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6A. Modelo Wilson

Formulada por Ford Harris en 1915 y difundida posteriormente por Wilson, se conoce también como "Modelo de lote económico" o "Modelo EOQ" (Economic Order Quantity).

Se basa en las siguientes hipótesis:

· La demanda del producto es conocida y constante en el tiempo.

· El plazo de entrega es conocido y constante.

· No hay rupturas de stock.

· El coste de pedido es constante.

· El artículo se compra o produce por lotes.

· Se realizan inventarios de forma continua.

· Tres tipos de costes (de hacer un pedido, unitario de compra y de mantenimiento de inventario).

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6B. Fórmulas

Calcula la cantidad óptima que debe pedirse de un producto y el periodo de tiempo que debe haber entre dos pedidos, con la finalidad de reducir costes de colocación del pedido para el inventario y los costes de manejo de los mismos.

La cantidad óptima para cada pedido es:

          Q = √(2*Cl*D/Cm) unidades/pedido

El tiempo óptimo de reaprovisionamiento es:

          T = Q/D = √(*Cl/Cm*D) unidades/pedido

Q = Cantidad óptima  ·  D = Demanda  ·  Cl = Coste lanzamiento
Cm = Coste mantenimiento  ·  T = Tiempo reaprovisionamiento

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